Fase 1: Behoefteanalyse
Breng uw huidige situatie in kaart voordat u een hulpmiddel kiest:
- Hoeveel tijd besteedt iedere behandelaar per dag aan verslaglegging?
- Wanneer worden notities vastgelegd: direct of op een later moment?
- Welk percentage van uw declaratiecodes wordt bij controle afgewezen?
- Leidt de verslaglegging tot stress of overwerk?
- Welke patiëntendossiersystemen gebruikt u nu?
Duidelijke antwoorden leveren concrete doelen op waaraan u het resultaat na de invoering kunt toetsen.
Fase 2: Beveiliging en naleving
Patiëntgegevens vragen om het hoogste beveiligingsniveau. Controleer of de leverancier voldoet aan de volgende eisen:
- Naleving van de AVG, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst
- Opslag en verwerking van gegevens binnen de EU/EER
- Naleving van de toepasselijke wetgeving voor gezondheidsgegevens
- ISO 27001-certificering of gelijkwaardig
- Een duidelijk beleid voor het verwijderen en bewaren van gegevens
- CE-markering als medisch hulpmiddel volgens de EU-MDR
Kies nooit een leverancier die niet kan aantonen volledig aan de AVG te voldoen.
Fase 3: Proefperiode
Begin kleinschalig en meet de resultaten:
- Laat 1–3 behandelaren het systeem 2–4 weken testen
- Bepaal maatstaven voor succes, zoals tijdwinst, aantal notities en tevredenheid
- Stel sjablonen in die aansluiten bij de standaard van uw praktijk
- Zorg voor een rechtsgrond voor opnamen volgens de AVG, bijvoorbeeld toestemming
- Plan na twee weken een evaluatiegesprek
Een proefperiode met duidelijke maatstaven vormt de basis voor een bredere invoering.
Fase 4: Sjablonen instellen
Pas het hulpmiddel aan uw werkprocessen aan:
- Maak sjablonen voor uw meest voorkomende behandelingen, zoals onderzoeken, vullingen en parodontale behandelingen
- Bepaal welke structuur uw klinische notities moeten volgen
- Stel de juiste opties per functie in, bijvoorbeeld voor tandartsen en mondhygiënisten
- Test de sjablonen tijdens de proefperiode met echte gesprekken met patiënten
Goede sjablonen maken het verschil tussen een los hulpmiddel en een werkproces dat echt aansluit.
Fase 5: Training en invoering
Maak de overstap voor het hele team zo soepel mogelijk:
- Plan een training; voor de meeste teams is 30–60 minuten voldoende
- Deel de resultaten van de proefperiode: concrete cijfers motiveren
- Wijs binnen de praktijk een aanspreekpunt aan dat collega's kan helpen
- Voer het systeem per praktijk in als uw organisatie meerdere locaties heeft
- Zorg dat de leverancier tijdens de eerste weken ondersteuning biedt
De meeste behandelaren hebben twee tot drie dagen nodig voordat de nieuwe werkwijze vertrouwd aanvoelt.
Fase 6: Meten en verbeteren
Evalueer de resultaten en blijf verbeteren:
- Vergelijk de tijdwinst met de uitgangssituatie uit de behoefteanalyse
- Meet vóór en na de invoering hoeveel declaratiecodes worden afgewezen
- Vraag behandelaren hoe zij de werkdruk en stress ervaren
- Verbeter de sjablonen op basis van feedback
- Rapporteer het rendement aan besluitvormers, op basis van tijd, omzet en tevredenheid
Duidelijke resultaten zorgen voor blijvend gebruik en draagvlak binnen de organisatie.