Fas 1: Behovsanalys
Innan du väljer verktyg, kartlägg er nuvarande situation:
- Hur mycket tid lägger varje behandlare på dokumentation per dag?
- När dokumenteras journaler – direkt eller i efterhand?
- Hur stor andel av era åtgärdskoder avvisas vid granskning?
- Finns dokumentationsrelaterad stress eller övertid?
- Vilka journalsystem används idag?
Tydliga svar ger konkreta mål att mäta mot efter införandet.
Fas 2: Säkerhet & compliance
Patientdata kräver högsta säkerhetsnivå. Kontrollera att leverantören uppfyller:
- GDPR-efterlevnad dokumenterad i PUB-avtal (Personuppgiftsbiträdesavtal)
- Data lagras och behandlas inom EU/EES
- Patientdatalagen (PDL) följs
- ISO 27001-certifiering eller motsvarande
- Tydlig policy för dataradering och retention
- CE-märkning som medicinteknisk produkt (EU MDR)
Välj aldrig en leverantör som inte kan dokumentera fullständig GDPR-efterlevnad.
Fas 3: Pilot
Börja smått och mät resultaten:
- Välj 1–3 behandlare som testar under 2–4 veckor
- Definiera framgångsmått (tid sparad, antal journaler, nöjdhet)
- Konfigurera mallar som matchar klinikens standard
- Säkerställ att rättslig grund för inspelning finns enligt GDPR (t.ex. samtycke)
- Planera uppföljningsmöte efter 2 veckor
En pilot med tydliga mått ger underlag för om ni ska rulla ut bredare.
Fas 4: Mallkonfiguration
Anpassa verktyget till era arbetsflöden:
- Skapa mallar för era vanligaste behandlingstyper (undersökning, fyllning, parodbehandling, etc.)
- Definiera vilken struktur journalanteckningarna ska följa
- Konfigurera rollbaserade inställningar (tandläkare vs tandhygienist)
- Testa mallarna med riktiga patientsamtal under piloten
Bra mallar är skillnaden mellan ett verktyg och ett arbetsflöde.
Fas 5: Utbildning & utrullning
Gör övergången smidig för hela teamet:
- Schemalägg utbildning (30–60 min räcker för de flesta)
- Visa pilotresultaten – konkreta siffror motiverar
- Utse en intern champion som kan hjälpa kollegor
- Gå live klinik för klinik om ni har flera mottagningar
- Ha leverantörens support tillgänglig under första veckorna
De flesta behandlare behöver 2–3 dagar innan det nya arbetsflödet sitter.
Fas 6: Mätning & optimering
Följ upp och förbättra kontinuerligt:
- Jämför tid sparad mot baseline från behovsanalysen
- Mät andel avvisade åtgärdskoder före och efter
- Fråga behandlare om upplevd arbetsbelastning och stress
- Iterera mallar baserat på feedback
- Rapportera ROI till beslutsfattare (tid, intäkter, nöjdhet)
Tydliga resultat bygger långsiktigt införande och förankring i organisationen.
Vanliga frågor
De flesta kliniker går från första demo till full användning inom 1–2 veckor. Pilotfasen kan vara så kort som några dagar om man vill komma igång snabbt.
Nej. Dentio är helt webbaserat och kräver ingen installation, serveruppsättning eller IT-integration. Allt som behövs är en webbläsare och mikrofon.
Förändring tar tid. Vi rekommenderar att börja med en pilot bland entusiastiska behandlare, visa resultaten, och låta framgången sprida sig organiskt. En intern champion gör stor skillnad.